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国家事业单位登记管理局文件
关于印发《事业单位登记管理档案管理办法》的通知(2007-5-18)
时间:2012年04月20日

各省、自治区、直辖市事业单位登记管理局,新疆生产建设兵团事业单位登记管理局:

  经中央编办领导批准,现将《事业单位登记管理档案管理办法》印发给你们,请认真贯彻执行。

  2007年5月18日

  事业单位登记管理档案管理办法

  第一章 总 则

  第一条 为加强事业单位登记管理档案(以下简称登记档案)的管理,促进登记档案管理的规范化、标准化,更好地为事业单位管理和经济社会发展服务,根据《中华人民共和国档案法》和《事业单位登记管理暂行条例》及其实施细则,制定本办法。

  第二条 登记档案是指事业单位登记管理机关(以下简称登记管理机关)在事业单位登记管理工作中直接形成的对国家和社会具有查考利用价值的文字、图表、声像等形式的历史记录。

  第三条 登记档案的管理主要包括收集、整理、保管与利用等工作。

  第四条 各级登记管理机关应当指定专人负责登记档案管理工作,建立健全本单位的具体责任制度,配置符合档案管理标准的设备设施,维护登记档案的完整、规范与安全。

  第五条 登记档案管理工作遵循统一规范、分级管理、各自负责的原则。

  各级登记管理机关的登记档案管理工作接受同级档案管理部门的监督与指导。

  第六条 本办法适用于各级登记管理机关的登记档案管理工作。

  第二章 归档范围

  第七条 在事业单位设立登记、变更登记、注销登记、年度报告的提交与审查、事业单位法人证书的换领与补领、相关公告发布以及对事业单位的日常监督管理过程中直接形成的对国家和社会具有查考利用价值的文件,属于归档范围。

  第八条 在设立登记工作中形成的下列文件应当归档:

  (一)事业单位法人设立登记(备案)申请书;

  (二)事业单位法定代表人登记申请表;

  (三)事业单位章程;

  (四)审批机关批准设立的文件;

  (五)法定代表人现任该单位行政职务的任职文件;

  (六)法定代表人的居民身份证复印件或者其他身份证明文件;

  (七)验资证明;

  (八)住所证明;

  (九)事业单位印章的印迹、基本帐户号的备案文件;

  (十)企业、事业单位、社会团体等组织利用国有资产举办的事业单位提交的举办单位法人资格证明文件;

  (十一)业务范围中有涉及资质认可事项或者执业许可事项的事业单位提交的资质认可证明或执业许可证明文件;

  (十二)登记管理机关要求提交的其他相关文件。

  第九条 在变更登记工作中形成的下列文件应当归档:

  (一)事业单位法人变更登记申请书;

  (二)变更前的《事业单位法人证书》正、副本;

  (三)变更名称提交的审批机关批准文件和变更后的单位印章的印迹;

  (四)变更住所提交的新住所证明文件;

  (五)变更宗旨和业务范围提交的审批机关的批准文件以及资质认可或执业许可的证明文件;

  (六)变更法定代表人提交的事业单位法定代表人登记申请表,原任、现任法定代表人行政职务任免文件和居民身份证复印件或者其他身份证明文件,现任法定代表人签字及印章印迹的备案文件;

  (七)变更经费来源提交的经费来源改变的证明文件;

  (八)变更开办资金提交的验资证明;

  (九)登记管理机关要求提交的其他相关文件。

  第十条 在注销登记工作中形成的下列文件应当归档:

  (一)事业单位法人注销登记(备案)申请书;

  (二)事业单位撤销或者解散的证明文件;

  (三)有关机关确认的清算报告;

  (四)发布该单位拟申请注销登记公告的凭证;

  (五)《事业单位法人证书》正、副本及单位印章收缴凭证;

  (六)登记管理机关要求提交的其他相关文件。

  第十一条 在年度报告提交与审查过程中形成的下列文件应当归档:

  (一)事业单位法人年度报告书;

  (二)资产负债表;

  (三)有关资质认可或者执业许可证明文件;

  (四)法定代表人任职文件;

  (五)住所证明;

  (六)登记管理机关要求提交的其他相关文件。

  第十二条 在《事业单位法人证书》换领过程中形成的下列文件应当归档:

  (一)事业单位法人证书补(换)领申请书;

  (二)损毁的《事业单位法人证书》。

  第十三条 在《事业单位法人证书》补领过程中形成的下列文件应当归档:

  (一)事业单位法人证书补(换)领申请书;

  (二)发布原《事业单位法人证书》作废公告的凭证;

  (三)未遗失或者损毁的原《事业单位法人证书》正本或者副本。

  第十四条 登记管理机关在其他事业单位登记管理工作中形成的下列文件应当归档:

  (一)登记管辖变更形成的文件;

  (二)《事业单位法人证书》超过有效期,废止后重新申领形成的文件;

  (三)监督检查事业单位是否按照登记事项从事活动的情况记录和查处违反事业单位登记管理暂行条例及其实施 细则的行为形成的文件;

  (四)登记管理机关发布的事业单位设立登记、变更登记、注销登记公告及《事业单位法人证书》废止或者作废公告;

  (五)其他文件。

  第三章 收集和整理

  第十五条 归档的文件材料应当齐全、完整、有效、清晰,签字盖章手续完备。

  第十六条 档案载体和书写材料应当符合档案保护和装订的要求。应当使用碳素墨水、蓝黑墨水等符合耐久性要求的书写材料,严禁使用纯蓝墨水、红墨水、铅笔、圆珠笔等非耐久性书写材料。

  归档材料中有电子文件的,应当与相对应的纸质文件一并存档;属于非光盘形式的电子文件,应当转换成光盘储存形式的电子文件。

  第十七条 登记管理机关在每项登记管理工作结束后,业务承办人员应当及时收集属于归档范围的材料,并在3个月内移交档案管理人员。

  档案管理人员收到材料后,应当按照本办法的规定验收。对符合要求的材料,应当在2个月内完成整理归档工作;对不符合要求的材料应当退回业务承办人员并说明原因。

  第十八条 每个事业单位的登记档案应当单独立卷。一个事业单位的登记档案依次分为卷、类、件、份。

  卷,指该事业单位的全部登记档案;

  类,指涉及该事业单位设立登记、变更登记、注销登记、年度报告和其他登记管理等不同登记管理行为分别形成的档案;

  件,指类内某次登记管理形成的登记档案;

  份,指件内的单个文件。

  第十九条 卷内各类材料应当按照设立登记、变更登记、注销登记、年度报告和其他登记管理的顺序排列。

  每类材料中的各件材料应当按时间顺序排列。

  每件材料中的各份文件应当分别按照本办法的第八条、第九条、第十条、第十一条、第十二条、第十三条、第十四条内各项的顺序排列。

  第二十条 登记档案应当按照便于查找的原则,分别编写总目录、卷目录、类目录、件目录。

  每卷材料的卷目录应当附有封面,封面内容应当包括案卷号、事证号、单位名称、举办单位和设立时间等。涉密单位应当在封面上加盖涉密章。

  第二十一条 一个事业单位的登记档案应当放入一个或者若干个档案盒内保存,不能将两个或者两个以上事业单位的登记档案放入一个档案盒内保存。

  档案盒的盒脊应当填写案卷号和单位名称等,涉密单位应当在盒脊上加盖涉密章。

  第二十二条 登记管理机关发布的登记管理公告应当单独归档。

  第四章 保管与利用

  第二十三条 在年度报告提交与审查过程中形成的登记档案的保管期限为长期保存,其他登记档案的保管期限为永久保存。

  第二十四条 任何单位和个人不得盗取、伪造、损毁、涂改和擅自销毁、标注、抄录、复印、抽取、添加、转借登记档案。

  第二十五条 档案库(室)应当配备防火、防腐、防蛀、防潮、防盗等必要的安全设施,确保档案安全。

  第二十六条 档案管理人员应当定期对档案库(室)及档案进行安全检查和维护。发现档案破损、毁坏等情况,应当及时采取修补、复制等抢救措施。发现其他问题,及时处理。

  第二十七条 事业单位登记管辖发生变更的,原登记管理机关应当向现登记管理机关提交登记管辖变更单位原始档案的复印件;原始档案仍由原登记管理机关保存。现登记管理机关对接收的原始档案复印件,视同原始档案归档保存。

  第二十八条 登记管理机关应当为社会组织和个人查询登记事项和登记公告方面的档案信息提供方便。

  查询其他档案材料的,按照国家有关规定办理;需要登记管理机关出具书面证明的,查询人应出示身份证明。

  第二十九条 销毁档案的审批权限和程序另行规定。

  第五章 附 则

  第三十条 各级登记管理机关可根据本办法制定具体规定。

  第三十一条 本办法由国家事业单位登记管理局负责解释。

  第三十二条 本办法自发布之日起施行。

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